Говоря о типичных недостатках юридического оформления документов, следует иметь ввиду, что термин «документ» происходит от латинского слова documentum -, дословно означающий «образец, свидетельство, доказательство». Действующее законодательство под документом понимает материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения[1].
Примечательно, что законодательное, в том числе гражданско-правовое регулирование составления и использования документов отсутствует. Исключение составляет лишь процессуальное законодательство (АПК РФ, ГПК РФ, УПК РФ), которое в незначительной степени регламентирует использование документов в качестве разновидности доказательств. Остаются открытыми ряд вопросов по поводу того, как составлять документы; какие обязательные элементы и реквизиты должен содержать документ; как оформлять и использовать электронный документ (формата Word и т. п.); какие печати и подписи должен содержать документ и т. д.?
В гражданском и деловом экономическом обороте встречаются иски, жалобы, заявления, ходатайства, договоры, деловые письма, оферты, объяснения, акты приема-передачи имущества и прочее.
При составлении (совершении/оформлении/удостоверении) практически любого документа используют подписи (в том числе факсимиле подписи, электронные подписи и иные аналоги собственноручной подписи), печати, штампы. Законодательное регулирование порядка совершения собственноручной подписи, как и печати (за исключением констатации фактов о наличии печати и о том, что она круглая в законах об ООО, ОАО, ЗАО и т. п.) практически отсутствует.
Такое положение дел определяет совокупность проблем правоприменительной практики, связанной с оборотом документов, печатей, штампов, подписей.
Типичные недостатки юридических документов:
1. Неправильное определение вида документа. Это означает, что составлен документ и ему присвоено неверное имя или по своему содержанию он не соответствует названию (например, акт приема-передачи недвижимости по договору купли-продажи недвижимости именуют дополнительным соглашением, спецификацией или приложением).
2. Несоответствие содержание документа специальным нормам закона. Один из ярких примеров такого недостатка, это когда составляют гражданско-правовой договор в разрез с ГК РФ и специальными законами (понятно, что есть принцип свободы договора – ст. 421 ГК РФ и диспозитивность гражданского законодательства, однако договор, прежде всего, должен соответствовать закону). Например, договор назвали «купля-продажа»/«покупка»/«продажа» (на самом деле поставка), он заключен между юридическими лицами, предмет договора – «оказание услуг по продаже товаров». Доверенность, выдаваемая сроком «на 5 и более лет», «на постоянной основе», «когда от имени юридического лица выступает тоже самое юридическое лицо», «доверенность именуется «актом о наделении полномочий», когда в доверенности «представитель и доверитель» совпадают и т. д.
3. Материал, из которого выполнен документ. Не стоит оформлять документы на клочках бумаги, на тетрадных листках, на обороте рисунков и визиток, салфетках, туалетной бумаге. Лучше не использовать для договоров факсимильную бумагу, копировальный способ совершения документа (часто это можно видеть в коммерческих химчистках).
4. Составление документов из разных материалов. Несколько листов договора могут составить из одной бумаги, а остальные из другой. Электронный документ содержит элементы и расширения разных программных приложений.
5. Соединение в одном документе элементов и содержания двух и более документов.Данный недостаток проявляется, когда стараются в одном документе «отразить все» (договор-акт; договор-квитанция; спецификация-накладная; договор-приложение; заявление-письмо-предложение; оферта-договор; каталог-договор и т. п.).
6. Язык, стилистика и терминология документов. В документах часто встречается полное отсутствие синтаксиса, орфографии, пунктуации. Стиль изложения документов бывает не последовательным; отсутствует логическая структура и взаимосвязь слов, предложений и терминов. В юридических документах используют «жаргонные выражения» («в случае спора стороны разберутся в суде»; «элик» – электрик в договоре электроснабжения» и т. п.); «сокращения» («пис., док., см., т. е., руб., коп. т. к.» и др.); «собственные термины» («обратно-возвратная накладная»; «экстремальные условия» вместо форс-мажорных обстоятельств; «предельная или максимальная» юридическая ответственность сторон по договору; «входящие/исходящие/ретро» бонусы (плата за совершение договора) в договоре консигнации, поставке, дистрибьюторском договоре; «кикаунты; топ-менджеры» (не соответствие справочнику должностей); «эксклюзивный товар»; «финансовая политика предприятия»; «команда/бригада/отдел/корпорация торговых «агентов», менеджеров по продажам, супервайзеров и прочих «продавцов» и т. д.).
Придумывают «собственные исковые требования» как правило, эмоционального, а не правового характера (а также «собственные требования во всевозможных заявлениях и жалобах») типа: «прошу суд разобраться с ответчиком по закону и совести»; «прошу суд восполнить все бреши справедливости»; «прошу суд взыскать с ответчика все что у него есть» и т. д. Помимо «собственных терминов» в документе (чаще в гражданско-правовом договоре) встречаются их «определения»: «руководитель команды эксклюзивных торговых агентов» - опытный менеджер высшего звена, нацеленный на получение прибыли; «пеня для целей данного договора» - это убытки, моральный вред, экстремальные ситуации, упущенная выгода и все те финансовые лишения, которые могут произойти с поставщиком товара и т. д.
7. Юридическая форма и обязательные реквизиты документа. Все документы по форме можно условно разделить на три группы. Первая группа документов – это документы, совершенные в простой письменной форме (то есть такие документы могут быть совершены без специальных процедур и удостоверений). Вторая группа – это документы, совершенные специальным лицом или органом, а также имеющие удостоверительные надписи и подписи (нотариально заверенные документы, акты судов всех уровней, государственных органов и пр.). Третья группа – это документы, находящиеся на электронных сменных носителях (USB накопители, CD диски, жесткие диски и пр.), просмотр которых возможен только при помощи специальных технических устройств (персональный компьютер, программы и программные приложения и т. д.). Названные документы также могут содержать дефекты: синтаксические и семантические (смысловые) ошибки; отсутствие подписей и печатей; отсутствие обязательных реквизитов (указание на номера входящей/исходящей корреспонденции; наименования сторон; наименование адресата и т. д.).
8. Подписи в документах. Практически каждый документ содержит подпись лица уполномоченного его подписать. Единственная «узаконенная» подпись физического лица содержится в паспорте гражданина Российской Федерации и в карточке образцов подписи и оттиска печати коммерческого банка, где физическое лицо совершает операции либо единолично (физическое лицо/индивидуальный предприниматель), либо от имени юридического лица (директор/генеральный директор, главный бухгалтер и т. д.).
Как уже отмечалось правовое регулирование совершения подписи физического лица весьма незначительное. Такая ситуация порождает множество проблем юридической (как правило договорной) практики.
До настоящего времени нет единообразных правил совершения собственноручной подписи физического лица, как выражения воли к какому-либо юридически значимому действию, поэтому возникают следующие проблемы (вопросы):
1. Какую юридическую силу имеет собственноручная подпись физического лица, совершенная в графе «личная подпись» паспорта гражданина Российской Федерации?
2. Сколько собственноручных подписей может иметь одно физическое лицо?
3. Должна ли собственноручная подпись физического лица, совершенная им в каком-либо документе соответствовать подписи, совершенной в графе «личная подпись» паспорта гражданина Российской Федерации?
4. Должна ли собственноручная подпись физического лица, имеющего статус индивидуального предпринимателя или должностного лица какой-либо коммерческой структуры соответствовать подписи, совершенной в графе «личная подпись» паспорта гражданина Российской Федерации?
5. Какие характеристики (цвет чернил, их долговечность, стойкость; тип прибора, - например пишущая ручка с шариковым стержнем и т. д.) должен иметь пишущий прибор для совершения собственноручной подписи физического лица?
6. Из скольких символов должна состоять собственноручная подпись физического лица?
7. Какие критерии или требования (грамотность, читаемость, размер букв, язык букв, угол наклона букв, наличие в подписи имени и/или фамилии и т. д.) должны быть установлены для собственноручной подписи физического лица?
8. Всегда ли должна идентифицироваться (расшифровываться) собственноручная подпись физического лица?
9. Каким образом (какой частью тела; посредством доверенности и т. п.) должна совершаться собственноручная подпись физического лица?
10. Допустимо ли совершение физическим лицом простой собственноручной подписи, состоящей из одного символа или буквы?
11. Допустимо ли совершение физическим лицом собственноручной подписи, состоящей из графических символов (не букв) и цифр?
Зачастую на вышеуказанные и многие другие аналогичные вопросы приходится давать пояснения субъектам, совершающим собственноручные подписи в судебных, правоохранительных органах и экспертных учреждениях.
Существенно, что из юридической практики не исчезли такие явления российской действительности, которые обыватели именуют как «прокаты», «аферы», «разводы», «злоупотребления доверием контрагента» в сфере бизнеса и повседневной жизни. К числу основных «афер» с использованием собственноручной подписи физического лица необходимо отнести следующие:
1. Подделка, копирование, подражание, изготовление дубликата в виде автоматической печати (факсимиле подписи) собственноручной подписи физического лица без ведома последнего.
2. Совершение подписи не уполномоченным на то лицом (добросовестное заблуждение или намеренные действия).
3. Наличие у физического лица более одной собственноручной подписи «на все случаи жизни», и отказ от одной (нескольких или всех сразу) из них при предъявлении каких-либо требований материально-правового, уголовно-правового и иного характера.
4. Отказ физического лица от своей собственноручной подписи (например, в договоре), и как следствие отказ от признания гражданско-правового обязательства и его надлежащего исполнения.
5. Проблемы судебного доказывания о соответствии воли субъекта гражданского права его волеизъявлению через призму совершения собственноручной подписи.
6. Умышленное совершение слишком простых (в виде одного символа, крестика, шарика, буквы, цифры и т. п.) или слишком сложных собственноручных подписей с последующим отказом от них по причине трудности проведения почерковедческих экспертиз на предмет идентификации физического лица и его подписи.
9. Печати и штампы в документах. В Российской Федерации основными формами ведения бизнеса являются индивидуальные предприниматели, акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью. В соответствии с п. 7 ч. 2 ст. 2 Федерального закона РФ от 26. 12. 1995. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»[2] общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Также в соответствии с ч. 5 ст. 2 Федерального закона РФ от 08. 02. 1998. № 14 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[3] общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Таким образом, акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью должны иметь печати, соответствующие минимальным требованиям законодательства. Индивидуальному предпринимателю печать иметь не обязательно.
Необходимо помнить, что наряду с указанными печатями существуют печати в виде оттиска собственноручной подписи (факсимиле подписи) и в соответствии с ч. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Умелые бизнесмены имеют несколько подписей и несколько факсимиле подписей не похожих одна на другую. При этом в разных договорах и операциях одно и то же лицо может иметь различные подписи: одну подпись в коммерческом банке в карточке образцов подписи и оттиска печати, другую в паспорте, третью в загранпаспорте, еще несколько на все случаи жизни и одну в виде автоматической печати, которая будет именоваться факсимиле подписи.
Пристальное юридическое внимание в ходе составления и подписания юридических документов стоит уделять так называемым штампам. Что такое штамп законодатель в настоящее время не указывает. В действительности штамп похож на обыкновенный оттиск печати, как правило, прямоугольной или треугольной формы, содержащий наименование бизнес структуры, ИНН, ОГРН, ОКВЭД, адрес и т. п. информацию. Субъекты гражданского оборота изготавливают штампы на свой вкус.
К основным проблемам использования в гражданском обороте факсимиле подписи, печатей и штампов относятся:
1. Использование факсимиле подписи и иных аналогов совершения собственноручной подписи в противоречии с ч. 2 ст. 160 ГК РФ.
2. Использование квадратных, прямоугольных, элепсоподобных, треугольных и т. п. печатей в противоречии с п. 7 ч. 2 ст. 2 Федерального закона РФ от 26. 12. 1995. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ч. 5 ст. 2 Федерального закона РФ от 08. 02. 1998. № 14 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
4. Наличие у бизнес структуры несколько одинаковых печатей, печатей-штампов.
5. Использование разноцветных, «исчезающих через некоторое время», двусторонних и иных печатей.
6. При наличии основной (законной) печати - использование печатей с надписью в центре типа «Для документов», «Для бумаг», «Печать», «Для бухгалтерии», «Для договоров», «Для использования факсимиле», «Юридический отдел», «Обособленное структурное подразделение» и т. п.
7. Наличие множества одинаковых по общему оттиску печатей, но отличающихся между собой мало заметными признаками деталей (длина/ширина символа; замена русской буквы «О» на цифру «0»; намеренные синтаксические ошибки типа ИН (ИНН), ОНГР (ОГРН), КППП (КПП); едва уловимые человеческому глазу «звездочки», «точки», «черточки» - выдаваемые за якобы недобросовестную работу изготовителя печати; распространенные женские и мужские имена, в которых часто допускают якобы описки и ошибки: ООО «Наталия» - ООО «Наталья» - ООО «Натальия», ООО «Виктор» - ООО «Витор» - ООО «Виткор» и др.).
8. Наличие у бизнес структуры целой коллекции копий печатей, штампов и факсимиле подписей третьих лиц и бизнес структур. При этом названные копии ни чем не отличаются от оригинала.
Таким образом, рассмотрены основные недостатки юридических документов.
источник: http://mazinkovsky.ru/tipichnye-nedostatki-yuridicheskih-
